訴訟リスクを予防する就業規則の作成方法って？

会社にとって、就業規則の作成は非常に重要です。
就業規則に記載された内容は会社と従業員との間の契約条項となるため、安易に就業規則を作成してしまった場合にはせっかく作成した就業規則であっても会社側の不利益となりかねません。

それでは、会社が就業規則を作成する際のポイントには何があるのでしょうか？

本コラムでは、会社が作成する就業規則について弁護士が詳しく解説いたします。

1、就業規則とは？

就業規則とは、社内の従業員に対して適用される労働条件や従業員が遵守すべき服務規律、退職・解雇の要件などについて会社側が作成した規則をいいます。

従業員は就業規則で定められた内容に従う義務を負う一方で、会社側も一度決めた就業規則に拘束されることになります。
つまり、就業規則は従業員の労働条件を明確化し、職場の秩序や規律を守る役割を担っています。

就業規則とは、いわば会社のルールブックのようなものなのです。

2、就業規則は必ず必要？就業規則の作成義務とは

労基法は就業規則の作成義務として、常時10人以上の労働者を使用する使用者は一定の事項について就業規則を作成し行政官庁（労働基準監督署）に届け出なければならないと89条で定めています。

ここでの労働者とは、正社員のみならずパートやアルバイト、契約社員など雇用形態の如何を問わず全ての従業員が含まれます。
したがって、正社員ではないパートやアルバイトといった従業員を就業規則の適用から除外することは、労基法89条に違反することになり許されません。

また、10人という労働者数は会社単位ではなく事業場（営業所や支店）単位で判断されます。
例えば会社全体では10人以上の従業員を雇用していたとしても、各事業場で働く従業員が10人未満であれば就業規則の作成義務は生じません。

もし会社がこのような就業規則作成義務に違反してしまった場合には会社には30万円以下の罰金が科せられる可能性がありますので、一定の条件を満たす会社には就業規則の作成義務が生じることを必ず覚えておいてください。

3、就業規則を作成するメリットとは？裁判の時に証拠になる？

それでは会社が就業規則を作成するメリットとしてはどのようなものがあるのでしょうか？

そのため、会社は社内で起こり得る労使間の労働トラブルに備え事前に就業規則を定めておくこが必要になります。

事前に就業規則を作成しておくことにより、不必要な労働トラブルを未然に防止することが可能となります。
そして万一トラブルへと発展してしまった場合でも、就業規則に基づいて適切な対処を行うことにより比較的早い段階での問題の解決が見込めます。

4、就業規則を運用するまでの流れ

会社が就業規則を作成しこれを運用していく場合、会社側としてはどのような手順を経ることになるのでしょうか。
以下では、実際に会社が就業規則を運用するまでの手順について説明します。

（1）就業規則の作成

就業規則の作成については、労基法90条で当該事業場に従業員の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、従業員の過半数で組織する労働組合がない場合には従業員の過半数を代表する者の意見を聴かなければならないと定められています。

しかしここでの意見聴取義務の範囲としては会社側は従業員側の意見を聴けば足り、必ずしも従業員側の同意を得たり、従業員と協議をすることまでを義務付けられるものではありません。

（2）就業規則の届け出

会社は就業規則を作成した場合は、行政官庁に届け出をしなければなりません。

そして就業規則を届け出る場合には、従業員の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、従業員の過半数で組織する労働組合がない場合には従業員の過半数を代表する者の意見を聴取したことを証する書面を一緒に提出する必要があります。

（3）就業規則の周知

会社が就業規則を作成した場合、労基法106条1項、労基則52条の2により、会社側は就業規則を常時各作業場の見やすい場所へ掲示し又は備え付け、あるいは書面の交付やコンピュータ等にデータとして公開するなどの方法によって、従業員に就業規則を周知させなければなりません。

ここでいう「周知」とは従業員が知ろうと思えば知りうる状態にしておくことを指し、従業員が現実に就業規則の内容を知ったか否かに関わらず就業規則の効力が生じることになります。
つまり、従業員であれば誰でも見ることのできる場所に就業規則を置いていれば、この周知義務は果たされることになります。

そして、会社がこの就業規則の周知義務に違反し従業員に対して就業規則を周知していない場合には、たとえ就業規則を作成していたとしても就業規則としての効力は発生しませんから注意が必要です。

5、就業規則に記載すべき事項

では実際に会社が就業規則を作成する場合、具体的に就業規則にはどのような事項を記載する必要があるのでしょうか。

就業規則の記載事項は大きく以下の3つに分かれます。

（1）絶対的記載事項

就業規則には一定の項目については就業規則の作成にあたり、必ず記載をしなければならないものと義務付けられています。
このような事項を絶対的記載事項といい、絶対的記載事項には以下のようなものが挙げられます。

・始業時刻、終業時刻
・休憩時間
・休日、休暇
・労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
・賃金の決定、計算、支払いの方法、賃金の締切り、支払いの時期
・退職に関する事項、解雇事由

（2）相対的記載事項

相対的記載事項とは事業場でその制度を導入するのであれば記載が必要な事項であり、就業規則に記載をしていなければ効力を生じません。
相対的記載事項として以下のようなものがあります。

・退職金制度を設ける場合には、退職金制度
・賞与や最低賃金額の定めをする場合には、これに関する事項
・従業員に、食費、作業用品、その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
・安全及び衛生に関する定めをする場合は、これに関する事項
・職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
・表彰及び制裁の定めをする場合においてはその種類及び程度に関する事項
・その他、事業場の全従業員に適用される定めをする場合にいては、これに関する事項

（3）任意的記載事項

任意的記載事項とは絶対的記載事項、相対的記載事項以外のもので、会社が任意に就業規則に規定することができます。
記載する内容は会社の自由ですが、公序良俗や法令に違反する内容のものは当然に許されません。
例えば以下のようなものがあります。

・セクハラ・パワハラの禁止など、服務規程について
・傷病等により会社を休職する際のルールなど、休職について
・採用の手続方法、必要書類など、採用について
・異動や転勤、配置転換など、異動について

6、就業規則の変更で問題になるケースとならないケース

会社が就業規則を変更したい場合についても、新しく就業規則を制定するときと同様の手順が必要となります。

まず会社は現在運用されている就業規則の変更案を作成し、従業員側の意見を聴取して意見書を作成します。

その後に労働基準監督署に変更届を提出しますが、変更後の就業規則を届け出る場合には新規の届け出の場合と同様に、従業員の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、従業員の過半数で組織する労働組合がない場合には従業員の過半数を代表する者の意見を聴取したことを証する書面を一緒に提出する必要があります。

そして会社が変更後の就業規則を労基署に届け出た後は、変更後の就業規則を従業員に対し周知する義務が生じます。

しかしながら就業規則の変更は、いかなる内容の変更であっても一定の手順に基づいて変更がなされたからといって、これが認められるとは限りません。
就業規則の変更においては変更後の内容が従業員にとって不利益となるような場合、このような変更行為自体が労契法9条により認められていません。
原則として、会社には就業規則の不利益変更が禁止されているからです。

ただし、いかなる場合であっても認められないというわけではなく、不利益変更の内容が合理的なものであり、かつ不利益変更された就業規則を会社が従業員に周知した場合には、就業規則の不利益変更が労契法10条により認められます。

7、就業規則を定期的に見直す重要性とは

就業規則は定期的に見直しをする必要があります。

たとえ就業規則を作成している会社であっても、終業規則の記載内容が古いものであり法改正に対応していないケースや、作成時に弁護士等が関与しておらずネットや本に載っていた一般的なひな形に当てはめただけの簡易な就業規則である場合などは、就業規則の内容が不十分であることが多いです。

このような不十分な就業規則のままでは、万が一労働トラブルが発生してしまったとしても基盤となるルールが古く対処できないケースや、就業規則を遵守していても現行の法律に違反してしまうといった様々なリスクが生じてしまいます。

就業規則は定期的に見直しを行い、時代の変化に即した内容のものであるようにしてください。

8、就業規則の作成・変更を弁護士に依頼するメリット

会社経営者の皆様のなかには、「就業規則を作成したいが、どのように作成すればよいのか分からない」「就業規則はあるが、一度も見直しをしたことがなく、実情に即した内容の規則であるとは言い難い」など、就業規則に関して様々な不安をお持ちである方がいらっしゃるのではないでしょうか。

就業規則の作成や変更にあたっては、会社の現状をきちんと把握したうえで規則の細部まで検討し作成・変更を行わなければ、会社が予期しない不利益を被り、最悪の場合には会社の経営にまで影響が及ぶことにもなりかねません。
従業員との労働トラブルを未然に防ぎ会社と従業員がお互いに安心した雇用関係を築くためにも、就業規則の作成や定期的な見直しは必要となります。

就業規則に関するご相談は西村綜合法律事務所まで

当事務所では就業規則の作成・見直しのご相談に対しまして、ご依頼いただきました会社様ごとに個別的に慎重な検討を行い、会社様の実情に応じた最適な就業規則となるように丁寧に対応をさせていただいております。

西村綜合法律事務所ではオンライン形式も可能な初回相談を実施中です。まだ手探りの状況であっても、少しでもお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。

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