問題行動が続く社員への注意指導/譴責/戒告などの適切な進め方【弁護士監修】

問題行動が続く社員に対して、会社が注意指導を行うことは適切な労務管理の一環です。

遅刻や欠勤を繰り返す、業務指示に従わない、同じミスを繰り返す、顧客対応に支障を生じさせるなどの行為がある場合、会社としては放置せず必要な指導を行う必要があります。

しかし、問題社員対応では、会社側が感情的に叱責したり、記録を残さないまま懲戒処分に進んだりすると、パワハラ、不当処分、解雇無効などのリスクが生じます。重要なのは、「問題社員だから処分する」という発想ではなく、具体的な問題行動を特定し、注意指導と改善機会を段階的に積み重ねることです。

この記事では、問題行動が続く社員に対する注意指導、指導書・注意書の作成、譴責・戒告などの懲戒処分を行う場合の注意点について、会社側の立場から解説します。

問題行動が続く社員に対して会社が最初に確認すべきこと

「問題社員」という曖昧な評価だけで処分しない

法律上「問題社員」という抽象的な評価だけで注意指導、懲戒処分、解雇ができるわけではありません。

会社が対応する際に重要なのは、本人の性格や印象ではなく、具体的にどのような行動が問題なのかを明確にすることです。

「態度が悪い」「協調性がない」「やる気がない」といった評価だけでは、本人にも改善すべき内容が伝わりません。また、後に懲戒処分や解雇の有効性が争われた場合にも、会社側の主張を裏付ける材料としては不十分です。

たとえば、問題行動として整理するのであれば、「〇月〇日に上司から指示された業務を放棄しており〇〇という支障につながった」といった形で、事実に落とし込む必要があります。

弁護士としては、問題社員対応の出発点は、本人への不満を言語化することではなく、業務上どのような支障が発生しているのかを証拠化することだと考えます。

問題行動を具体的な事実、及び業務上の支障として整理する

注意指導を行う前に、会社側は問題行動を具体的な事実として整理する必要があります。

確認すべき事項は、問題行動が発生した日時、場所、対象業務、指示内容、本人の対応、本人の発言、業務上発生した支障、他の社員への負担の有無などです。

これらを整理することで、問題行動が単なる印象ではなく、会社の業務に具体的な影響を与えていることを説明できます。

たとえば、「周囲とうまくいっていない」というだけでは不十分です。

本人が業務指示に従わない、担当業務を放棄する、他の社員へ負担をかけつづけるといった行動があり、その結果として周囲の社員が業務上の支障を感じているのであれば、「職場の人間関係の問題」ではなく、本人の問題行動による業務上の支障として整理できます。

就業規則・服務規律・懲戒事由を確認する

注意指導や懲戒処分を行う前には、就業規則の内容を確認する必要があります。

通常の注意指導であれば、就業規則上の懲戒事由に該当しなくても行うことはできます。しかし、譴責、戒告、減給、出勤停止などの懲戒処分を行う場合には、就業規則に懲戒の種類と懲戒事由が定められていることが大前提となります。

特に確認すべきなのは、服務規律、業務命令遵守義務、職場秩序維持義務、勤怠に関する規定、ハラスメント禁止規定、懲戒事由、普通解雇事由です。問題行動がどの規定に反する可能性があるのかを整理しておくことで、本人への指導内容や処分理由を明確にできます。

また、就業規則が存在していても、従業員に周知されていなければ、懲戒処分の根拠として問題になることがあります。懲戒処分を検討する場合には、就業規則の内容だけでなく、周知状況や過去の運用も確認すべきです。

注意指導・指導書・譴責・戒告の違い

注意指導は改善を求めるための通常の指導

注意指導とは、従業員の問題行動や業務上の不備に対して、会社が改善を求めるために行う通常の指導です。これは懲戒処分とは異なり、従業員を制裁することが目的ではありません。

たとえば、業務指示に従わなかった場合、期限を守らなかった場合、報告が遅れた場合、同じミスを繰り返した場合などに、会社は本人に対して問題点と改善方法を伝えることができます。

注意指導で重要なのは、抽象的な叱責ではなく、具体的な改善行動を示すことです。「きちんとしてください」「反省してください」という伝え方では、本人が何を直せばよいのか分かりません。

会社側は、「〇〇の業務について、〇月〇日までに対応するよう指示しましたが、期限までに完了していません。今後は、期限までに対応できない可能性がある場合、事前に上司へ報告してください」といった形で、問題行動と求める行動を明確に伝える必要があります。

指導書・注意書は改善内容を明確にする書面

口頭で注意指導を行っても改善しない場合には、指導書や注意書を交付することになります。指導書・注意書は、会社が本人に対して、問題行動、過去の指導履歴、今後求める行動、改善期限を明確に伝えるための書面です。

指導書や注意書を作成するメリットは、本人に改善すべき内容を明確に伝えられること、会社が改善機会を与えたことを記録できること、後に退職勧奨や懲戒処分を検討する際の資料になることです。

もっとも、指導書・注意書は、懲戒処分としての譴責や戒告とは区別する必要があります。会社が懲戒処分を行うつもりがない場合には、「本書は懲戒処分ではなく、業務上の注意指導として交付するものです」と明記することも考えられます。

譴責・戒告は懲戒処分として行う場合がある

譴責や戒告は、会社の就業規則で懲戒処分の一種として定められていることがあります。一般に、譴責や戒告は、懲戒解雇、出勤停止、減給などと比べると軽い処分に位置付けられますが、懲戒処分である以上、慎重な判断が必要です。

譴責や戒告を行う場合、会社は、どの事実が問題なのか、どの就業規則の規定に違反するのか、なぜ懲戒処分が必要なのかを説明できなければなりません。

また、譴責や戒告の際に始末書の提出を求めることもありますが、反省や謝罪を強制することには注意が必要です。事実関係を確認する目的であれば、始末書ではなく顛末書や事実経過報告書として提出を求める方法もあります。

弁護士としては、譴責・戒告を「軽い処分だから簡単にできる」と考えるべきではないと考えます。軽い処分であっても、懲戒処分として記録に残る以上、根拠と手続を整える必要があります。

懲戒処分には就業規則上の根拠が必要

懲戒処分は、会社が従業員に対して制裁を科すものです。そのため、会社が自由に処分内容を決められるわけではありません。

懲戒処分を行うには、原則として、就業規則に懲戒の種類と懲戒事由が定められており、その就業規則が従業員に周知されている必要があります。就業規則に定めのない懲戒処分を行うことは、法的に問題となる可能性があります。

また、就業規則上の懲戒事由に形式的に該当するだけでは不十分です。問題行動の内容、業務への影響、過去の注意指導歴、本人の反省状況、他の社員との処分バランスなどを踏まえ、処分が重すぎないかを検討する必要があります。

特に、注意指導をほとんど行わないまま、いきなり懲戒処分に進むと、処分の相当性が争われやすくなります。懲戒処分を検討する場合には、事前の注意指導と証拠整理が重要です。

問題社員への注意指導の進め方【弁護士監修】

問題行動の日時・内容・業務上の支障を特定する

注意指導を行う際には、まず問題行動の日時、内容、業務上の支障を特定します。

たとえば、「最近、業務への姿勢が悪い」という指摘ではなく、「〇月〇日に依頼した資料作成について、期限である〇月〇日までに提出されなかった。その結果、上司が再作成し、顧客への提出が1日遅れた」といった形で整理します。

問題行動の特定が不十分なまま指導すると、本人から「何を注意されているのか分からない」「自分だけ厳しく扱われている」と反論されやすくなります。また、会社側も、後から指導の根拠を説明できなくなります。

会社側が有利に対応するためには、本人の性格や態度ではなく、業務上の支障を中心に整理することが重要です。期限遅延、顧客対応の遅れ、他の社員による巻取り、上司の再確認、社内手続の停滞など、具体的な影響を記録する必要があります。

会社が求める行動基準を具体的に伝える

注意指導では、問題行動を指摘するだけではなく、今後会社が求める行動基準を具体的に伝える必要があります。

たとえば、客観的・相対的に見て業務量が過大とはいえない社員が、業務指示や引継ぎに対して「忙しいので対応できません」と本人が述べて拒否をしているといった場合、その主張だけで業務を拒否できるわけではありません。

会社としては、当該指示の工数や期限、本人の担当領域、残業時間、他の社員との業務量の比較、既に行っている業務軽減措置などを確認します。

その結果、やはり業務量が過大とはいえない場合には、会社は「客観的・相対的に見て業務量が過大とはいえないので指示された業務を遂行してください」と明確に伝えることが可能です。

したがって、会社側は「忙しい」という発言を感情的に否定するのではなく、業務量を具体的に確認したうえで、業務過多とはいえない場合には、業務内容、期限、完了条件、報告方法、確認方法を明確にし、会社の指示に従うよう注意指導することが重要です。

改善期限と確認方法を決める

注意指導を行う場合には、改善期限と確認方法を決めることが重要です。期限がなければ、本人がいつまでに改善すべきか分からず、会社側も改善状況を評価できません。

たとえば、「次回以降の同種業務から、期限前に進捗報告を行うこと」「今後2週間、毎日業務終了前に進捗を報告すること」「〇月〇日までに改善策を提出すること」など、確認可能な形にする必要があります。

また、改善状況を確認する方法も事前に決めておくべきです。面談で確認するのか、業務日報で確認するのか、上司への報告メールで確認するのかを明確にします。

改善期限や確認方法を決めずに注意だけを繰り返すと、会社として段階的に対応していたことを説明しにくくなります。退職勧奨や懲戒処分を見据える場合には、いつ、どのような改善機会を与えたかを記録することが重要です。

面談内容・本人の反応・改善状況を記録する

注意指導を行った場合には、面談内容、本人の反応、その後の改善状況を記録しておく必要があります。

記録に残すべき事項は、面談日時、出席者、会社が指摘した問題行動、本人の説明、会社が求めた改善内容、改善期限、本人の反応です。本人が反論した場合や、責任を否定した場合も、その内容を冷静に記録します。

記録は、感情的な表現ではなく、事実を中心に記載すべきです。「反省していない」と書くよりも、「本人は『自分の担当ではないと思っていた』と述べた」と記載する方が、後から確認しやすくなります。

また、注意指導後に改善があったか、同じ問題が繰り返されたかも記録します。問題社員対応では、会社が指導したことだけでなく、指導しても改善されなかったことを示す資料が、その後の対応を左右する重要な証拠になります。

口頭注意で改善しない場合の書面指導の進め方と注意点

指導書・注意書を交付するタイミング

口頭で注意指導をしても同じ問題行動が続く場合には、指導書や注意書の交付を検討します。

これは、本人に対して「会社が正式に問題視している」と明確に伝え、会社として改善機会を与えたことを記録する重要な手段です。書面には以下の項目を記載し、感情的な表現や人格否定は避けます。

過去の指導履歴（段階的に注意指導を行ってきたことの証明）
現在も改善されていない具体的な問題点
今後求める行動基準（「勤務態度を改める」といった抽象論ではなく、「疑義がある場合は当日中にメール確認する」等の具体策）
明確な改善期限（「今後直ちに」「〇月〇日まで」等）

交付のタイミングとしては、同じ問題行動が複数回繰り返されている場合、口頭注意をしても改善が見られない場合、業務上の支障が大きくなっている場合、将来的に懲戒処分や退職勧奨を検討せざるを得ない場合が考えられます。

書面指導は、本人に対して「会社が正式に問題視している」ことを明確に伝える手段です。また、会社として改善機会を与えたことを記録する意味もあります。

ただし、最初から強い表現の書面を交付すると、本人が反発し、パワハラや不当処分を主張する可能性もあります。書面の内容は、事実、問題点、改善事項、期限を中心に記載し、感情的な表現や人格否定は避けるべきです。

過去の指導履歴と改善されていない点を記載する

指導書・注意書には、過去の指導履歴と、改善されていない点を記載します。

たとえば、「〇月〇日の面談で、業務上の指示は原則として無視・放棄せず、やむを得ない事由がある場合は上司・関係者に相談の上、その判断に従うよう指導した。しかし、〇月〇日にもこれまで同様に本人の勝手な行動があった」といった形で、時系列を明確にします。

過去の指導履歴を記載することで、会社が突然書面指導を行ったのではなく、段階的に注意指導を行ってきたことを示せます。また、本人にとっても、どの点が改善されていないのかを理解しやすくなります。

弁護士としては、書面指導では「過去の指導」「現在も改善されていない行動」「今後求める行動」をつなげて記載することが重要だと考えます。単なる警告文ではなく、改善を求める文書として作成する必要があります。

今後求める行動と改善期限を明確にする

指導書・注意書では、今後本人に求める行動と改善期限を明確にします。

「勤務態度を改めること」「協調性を持つこと」といった抽象的な記載では不十分です。本人が実際に何をすれば改善と評価されるのかが分かるように記載する必要があります。

たとえば、「担当業務について期限までに完了できない可能性がある場合、期限前に上司・関係者に相談の上、その判断に従うこと」「自身の担当業務と定義されていることを勝手に他の社員へ押し付けないこと」「業務指示に疑義がある場合は、当日中にメールで確認すること」など、行動基準を具体化します。

改善期限についても、「今後直ちに」「次回同種業務から」「〇月〇日まで」など、確認可能な形で定めます。改善期限が明確であれば、その後の改善状況を評価しやすくなります。

本人に改善策や報告書を提出させる

書面指導を行う場合、本人に改善策や報告書を提出させることも有効です。

本人に改善策を提出させることで、本人が指導内容を理解しているか、問題の原因をどのように捉えているか、今後どのように改善するつもりかを確認できます。会社側が一方的に指導するだけでなく、本人自身に改善方法を考えさせることが重要です。

たとえば、業務遅延が問題であれば、現在の業務管理方法、遅延が発生した理由、今後の期限管理方法を提出させます。指示に従わないことが問題であれば、指示内容に疑義がある場合の確認方法や、本人判断で業務を止めないための対応策を記載させます。

本人が提出した改善策が不十分な場合には、会社側が修正を求めることもあります。このやり取り自体が、会社が改善機会を与えていたことを示す資料になります。

譴責・戒告などの懲戒処分を行う場合の注意点

懲戒事由に該当するか確認する

譴責・戒告などの懲戒処分を行う場合には、まず就業規則上の懲戒事由に該当するかを確認します。

たとえば、業務命令違反、職場秩序を乱す行為、正当な理由のない業務拒否、勤務態度不良、会社に損害を与える行為などが懲戒事由として定められていることがあります。問題行動がどの規定に該当するのかを整理する必要があります。

ただし、就業規則に形式的に該当する規定があるだけでは十分ではありません。その問題行動が懲戒処分を行うほどのものか、注意指導では足りないのか、過去の処分例と比べて重すぎないかを検討する必要があります。

会社側が有利に対応するためには、懲戒事由に該当する事実、証拠、過去の注意指導歴、業務上の支障を整理してから処分を検討すべきです。

本人に弁明の機会を与える

懲戒処分を行う場合には、本人に弁明の機会を与えることが重要です。本人の言い分を聞かないまま処分すると、手続の相当性が問題になる可能性があります。

弁明の機会では、会社が把握している問題行動を具体的に示し、本人に事実関係や理由を説明させます。本人が問題行動を認める場合もあれば、指示内容が不明確だった、業務量が多かった、体調不良があった、上司から十分な説明を受けていなかったと主張することもあります。

会社側は、本人の説明を聞いたうえで、処分の必要性を再検討します。本人の説明に合理性がある場合には、追加調査や指導にとどめることもあります。一方で、合理的な理由がなく、同じ問題行動が繰り返されている場合には、処分の必要性を説明しやすくなります。

弁明の機会を与えた日時、出席者、本人の説明内容は記録しておくべきです。

処分理由・根拠規定・再発防止を通知書に記載する

譴責・戒告などの懲戒処分を行う場合には、懲戒処分通知書を作成し、処分理由、根拠規定、再発防止のために求める行動を記載します。

通知書には、問題行動を抽象的に書くのではなく、具体的な日時、内容、会社への影響を記載します。また、就業規則のどの規定に違反するのかを明記します。

さらに、処分を伝えるだけでなく、今後同様の行為を繰り返さないために何を求めるのかも記載すべきです。たとえば、業務指示に従うこと、期限前に進捗を報告すること、引継ぎ済み業務を本人判断で差し戻さないことなどです。

懲戒処分通知書は、後に処分の有効性が争われた場合の重要な資料になります。そのため、処分理由が曖昧な通知書や、感情的な表現を含む通知書は避ける必要があります。

処分の重さが問題行動と釣り合っているか確認する

懲戒処分では、処分の重さが問題行動と釣り合っているかを確認する必要があります。

同じ問題行動であっても、初回なのか、何度も繰り返されているのか、過去に注意指導を受けていたのか、業務への影響が大きいのかによって、相当な処分は変わります。

たとえば、初回の軽微なミスでいきなり重い懲戒処分を行うと、処分が重すぎると評価される可能性があります。一方で、何度も注意指導を行い、書面指導も行ったにもかかわらず、同じ業務命令違反が続いている場合には、譴責や戒告を検討しやすくなります。

また、過去に同種事案で他の社員にどのような処分を行ったかも確認すべきです。特定の社員だけを著しく重く扱うと、処分の合理性が争われるリスクがあります。

問題社員対応を弁護士に相談すべきケース

注意指導をしても同じ問題行動が続いている

口頭注意や書面指導をしても同じ問題行動が続いている場合には、早めに弁護士へ相談することをおすすめします。

同じ問題が繰り返されている場合、会社としては退職勧奨、懲戒処分、解雇などを検討したくなることがあります。しかし、その前に、過去の注意指導が十分だったか、改善機会を与えていたか、記録が残っているかを確認する必要があります。

弁護士に相談することで、これまでの指導履歴、証拠、本人の反応、業務上の支障を整理し、次に行うべき対応を検討できます。記録が不足している場合には、すぐに処分へ進むのではなく、追加の書面指導や改善計画を行うべき場合もあります。

処分後に相談するよりも、処分前に相談する方が、会社側にとって有利な証拠と手続を整えやすくなります。

譴責・戒告などの懲戒処分を検討している

譴責・戒告などの懲戒処分を検討している場合には、事前に弁護士へ相談すべきです。

譴責・戒告は比較的軽い処分と考えられることがありますが、懲戒処分である以上、就業規則上の根拠、事実確認、本人の弁明機会、処分の相当性が問題になります。

特に、本人が処分に納得しない可能性がある場合や、既に会社との関係が悪化している場合には、処分通知書の記載内容が重要になります。処分理由が曖昧であったり、根拠規定が不明確であったりすると、後に不当処分として争われる可能性があります。

弁護士に相談することで、懲戒処分を行うべきか、書面指導にとどめるべきか、処分通知書に何を記載すべきかを事前に確認できます。

退職勧奨や解雇を検討している

注意指導や懲戒処分を行っても改善が見られない場合、会社として退職勧奨や解雇を検討することがあります。この段階では、必ず慎重な判断が必要です。

退職勧奨は、本人の自由意思が前提です。退職を強く迫ったり、長時間の面談を繰り返したりすると、退職強要と評価されるリスクがあります。

また、解雇は最終手段です。解雇が有効といえるためには、問題行動の重大性、注意指導の履歴、改善機会の有無、配置転換や他の手段の検討などが問題になります。証拠が不足している状態で解雇を行うと、解雇無効を主張される可能性があります。

退職勧奨や解雇を検討する場合には、面談設計、証拠整理、通知書の内容、退職合意書の作成などについて、事前に弁護士へ相談することが重要です。

本人がパワハラ・不当処分を主張している

本人が会社の注意指導に対して、パワハラ、不当処分、嫌がらせなどを主張している場合には、早めに弁護士へ相談すべきです。

このような主張が出ている場合、会社側が通常の注意指導のつもりで行った対応であっても、本人側は違法な圧力として受け止めている可能性があります。以後の面談、書面、メールの文面には特に注意が必要です。

また、本人が労働組合に加入したり、弁護士に相談したり、労働局や労働基準監督署へ相談したりする可能性もあります。その段階で会社側の記録が不十分だと、対応が後手に回ります。

弁護士に相談することで、これまでの指導が適切だったか、今後どのような接触方法を取るべきか、懲戒処分や退職勧奨に進める状況かを整理できます。

問題行動が続く社員への注意指導・懲戒処分は西村綜合法律事務所へご相談ください

問題行動が続く社員への対応は、会社側にとって大きな負担になります。放置すれば、他の社員の業務負担が増え、職場秩序や顧客対応にも影響が出ます。一方で、感情的に叱責したり、記録がないまま懲戒処分や解雇に進んだりすると、会社側が不利な立場に置かれる可能性があります。

西村綜合法律事務所では、企業側の労働問題について、問題社員への注意指導、面談設計、指導書・注意書の作成、譴責・戒告などの懲戒処分、退職勧奨、解雇の可否に関するご相談をお受けしています。

問題行動が続く社員への対応でお困りの場合や、懲戒処分・退職勧奨・解雇に進む前にリスクを確認したい場合は、早い段階で西村綜合法律事務所へご相談ください。